Embaucher son premier salarié

La première embauche n'est pas un acte unique mais une séquence d'obligations, à respecter dans le bon ordre et dans les bons délais. Le point de départ est la déclaration préalable à l'embauche (DPAE), transmise à l'URSSAF avant la prise de poste. Viennent ensuite le contrat de travail, l'application de la convention collective, la mise en place de la complémentaire santé et de la prévoyance pour les cadres, la visite médicale auprès de la santé au travail, puis les obligations qui s'installent dans la durée : registre du personnel, affichages, retraite complémentaire et déclaration sociale nominative mensuelle.

Aucune de ces étapes n'est facultative. La bonne nouvelle : elles s'enchaînent logiquement et, une fois le premier salarié intégré, le rythme se stabilise autour de la paie mensuelle. La vigilance porte surtout sur les délais (la DPAE avant la prise de poste) et sur la convention collective, qui fixe le salaire minimum et de nombreuses règles propres à votre métier.

La déclaration préalable à l'embauche est la formalité fondatrice de toute relation de travail. Elle s'effectue auprès de l'URSSAF, en ligne, et concerne chaque embauche, y compris la première. Le calendrier est strict : elle peut être transmise au plus tôt huit jours avant l'embauche et doit l'être au plus tard dans les instants qui précèdent la prise de poste. Autrement dit, jamais après l'arrivée du salarié.

Une seule déclaration déclenche plusieurs effets : elle vaut demande d'immatriculation de l'employeur au régime général s'il ne l'est pas encore, affilie le salarié à la sécurité sociale, et amorce la demande de visite d'information et de prévention auprès du service de santé au travail. C'est pourquoi elle ne doit jamais être traitée comme une simple démarche administrative : elle conditionne la régularité de tout le reste.

Le contrat à durée indéterminée (CDI) est la forme normale et générale de la relation de travail. Le contrat à durée déterminée (CDD) est une exception, réservée à des cas de recours encadrés par la loi : remplacement d'un salarié absent, accroissement temporaire d'activité, emploi saisonnier, entre autres. Un CDD conclu hors de ces cas, ou sans motif précis, encourt la requalification en CDI.

La règle de forme diffère selon le contrat. Le CDD est obligatoirement écrit et doit mentionner son motif ; transmis tardivement ou sans motif, il est fragile. Le CDI à temps plein peut, en théorie, être verbal, mais l'écrit est fortement recommandé : il fixe noir sur blanc la rémunération, la durée du travail, le poste, la période d'essai et les clauses applicables. Pour un premier recrutement, un contrat écrit conforme à la convention collective est la voie sûre.

La convention collective est le texte de référence qui complète et, souvent, améliore le code du travail pour votre secteur d'activité. Elle est identifiée par un code IDCC (identifiant des conventions collectives) et s'impose à l'employeur dès le premier salarié. Elle fixe notamment le salaire minimum conventionnel par classification, la grille des coefficients, les primes obligatoires, la durée de la période d'essai et les congés spécifiques.

On la détermine à partir de l'activité réelle de l'entreprise, en s'appuyant sur le code APE attribué par l'INSEE comme point de départ — puis en vérifiant la concordance avec ce que fait vraiment l'entreprise. L'intitulé de la convention et son IDCC doivent figurer sur le bulletin de paie. Appliquer la mauvaise convention, ou aucune, expose à des rappels de salaire et de primes.

Dès le premier salarié, l'employeur doit mettre en place une complémentaire santé collective — la mutuelle d'entreprise — et en financer au moins 50 % de la cotisation. Le reste est à la charge du salarié. Des cas de dispense existent (salarié déjà couvert par ailleurs, contrats courts), mais la mise en place du dispositif, elle, est obligatoire. Le contrat doit respecter un socle de garanties minimal dit « panier de soins ».

Pour les salariés cadres, s'ajoute une prévoyance obligatoire, héritée des accords de retraite et de prévoyance. L'employeur doit y consacrer une cotisation d'au moins 1,50 % de la tranche A de la rémunération, affectée en priorité à la couverture du risque décès. Cette obligation est propre au statut cadre et ne concerne donc pas tous les premiers recrutements.

Tout employeur doit adhérer à un service de prévention et de santé au travail (SPST), qui assure le suivi médical de ses salariés. À l'occasion de la première embauche, cette adhésion devient nécessaire si elle n'existe pas encore. Le salarié bénéficie alors d'une visite d'information et de prévention, qui a remplacé l'ancienne visite médicale d'embauche.

Cette visite a lieu, en règle générale, dans un délai de trois mois suivant la prise de poste. Pour les postes à risques (travaux dangereux, exposition particulière), un suivi individuel renforcé s'applique, avec un examen médical d'aptitude réalisé avant l'affectation au poste. Le suivi se poursuit ensuite par des visites périodiques dont la fréquence dépend du poste et de l'état de santé du salarié.

Plusieurs obligations s'installent dès l'arrivée du premier salarié et accompagnent toute la vie de l'entreprise. Le registre unique du personnel recense, dans l'ordre des embauches, chaque salarié avec ses dates d'entrée et de sortie ; il doit pouvoir être présenté à l'inspection du travail. Des affichages obligatoires (horaires, coordonnées de l'inspection du travail, de la médecine du travail, consignes de sécurité) doivent être accessibles aux salariés.

L'employeur doit aussi affilier le salarié à la retraite complémentaire et, chaque mois, transmettre la déclaration sociale nominative (DSN). La DSN est la déclaration unique qui remplace la plupart des anciennes formalités : elle communique aux organismes sociaux les rémunérations, les cotisations et les événements (arrêts, entrées, sorties) à partir des données de la paie. C'est l'ossature administrative récurrente de toute entreprise employeuse.

Le salaire affiché n'est qu'une partie du coût total employeur. À la rémunération brute s'ajoutent les cotisations patronales, la mutuelle, la prévoyance pour les cadres et les frais de gestion. C'est pourquoi il faut raisonner en coût complet avant de fixer une rémunération : un même net coûte sensiblement plus à l'entreprise.

Heureusement, plusieurs allègements réduisent la facture. La réduction générale des cotisations patronales s'applique à toute entreprise : elle est maximale au niveau du SMIC et décroît à mesure que le salaire augmente, jusqu'à s'annuler. Dans les DOM, l'exonération LODEOM est nettement plus favorable : elle efface une part bien plus importante des cotisations patronales, sur une plage de rémunérations plus large, ce qui peut faire une différence majeure pour un premier recrutement.

Pour ne rien oublier, voici le parcours complet d'une première embauche, dans l'ordre où il se déroule, du choix du contrat à la première déclaration mensuelle.

1. 11

   Définir le besoin et le contrat

   Choisir le type de contrat (CDI par principe, CDD si motif encadré), identifier la convention collective de la branche et vérifier le salaire minimum conventionnel applicable au poste.
2. 22

   Transmettre la DPAE

   Déclarer l'embauche à l'URSSAF au plus tard dans les instants précédant la prise de poste. C'est l'étape qui ne souffre aucun retard.
3. 33

   Rédiger et signer le contrat

   Établir un contrat écrit conforme à la convention collective : rémunération, durée du travail, période d'essai et clauses. Obligatoire pour un CDD.
4. 44

   Mettre en place mutuelle et prévoyance

   Souscrire la complémentaire santé collective financée à 50 % minimum, et la prévoyance des cadres (1,50 % de la tranche A) le cas échéant.
5. 55

   Organiser la visite de santé au travail

   Adhérer au service de prévention et de santé au travail et planifier la visite d'information et de prévention du salarié.
6. 66

   Ouvrir le registre et installer les affichages

   Créer le registre unique du personnel et mettre en place les affichages obligatoires accessibles aux salariés.
7. 77

   Affilier à la retraite complémentaire

   Déclarer le salarié auprès du régime de retraite complémentaire dont relève l'entreprise.
8. 88

   Lancer la paie et la DSN mensuelle

   Établir le premier bulletin de paie et transmettre la déclaration sociale nominative chaque mois : l'entreprise est désormais employeuse.

Posées dans l'ordre, ces huit étapes transforment une démarche qui paraît intimidante en un enchaînement maîtrisable. Les chiffres clés à garder en tête se résument ainsi :